Privacyverklaring
Privacyverklaring
Kano Club Tilburg vindt het belangrijk dat al haar leden met plezier kunnen
kanoën en dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens op de juiste wijze
worden gebruikt. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van
toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR)
genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen
van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op onze
vereniging. In deze Privacyverklaring geven wij informatie over de wijze waarop wij binnen onze
vereniging omgaan met persoonsgegevens van onze leden.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, geboortedatum. Wanneer
(een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over
persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen
met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar
zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegeven.
Van wie verwerkt onze vereniging persoonsgegevens?
Kano Club Tilburg verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij
direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens
van:
• Leden van de vereniging, en ereleden
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap (aspiranten) of een lidmaatschap van de
vereniging hebben gehad (oud-leden)
• Eventuele sponsoren
• Externe instanties (bv gemeente, sportbond)
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Kano Club Tilburg verwerkt uitsluitend strikt noodzakelijke
persoonsgegevens. Concreet gaat het daarbij om contactgegevens en gegevens betreffende het
lidmaatschap.
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (dit zijn gevoelige gegevens over bijvoorbeeld
gezondheid, strafrechtelijk verleden, etniciteit, seksuele geaardheid en ras). Eventuele
gezondheidsgegevens die relevant zijn voor de organisator van bv een kanotocht (bv allergieën!),
worden uitsluitend met instemming van het betreffende lid opgeslagen.
Als bijlage bij deze Privacyverklaring is het Verwerkingsregister opgenomen met daarin in detail de
geregistreerde persoonsgegevens en het doel van de verwerking van het betreffende gegeven.
Gebruik van beeldmateriaal
Van leden wordt geen beeldmateriaal opgeslagen door de vereniging, m.u.v. afbeeldingen op de
website, Facebook en Whatsapp (zie verderop in dit reglement). Dit beeldmateriaal zal niet voor
andere doeleinden gebruikt worden anders dan na expliciete toestemming van de betrokkene.
Tijdens de kanotochten, trainingen, wedstrijden en overige activiteiten worden regelmatig foto's
genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van de vereniging, leden
van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of
Facebook en/of Whatsapp worden gebruikt. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via
secretaris@kanoclubtilburg.nl kenbaar te worden gemaakt. Het betreffende beeldmateriaal zal dan
worden verwijderd. De vereniging heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten
aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en/of
duidelijk herkenbaar is afgebeeld. Voor het gebruik van foto’s van minderjarige verenigingsleden
wordt expliciet toestemming gevraagd aan de ouders c.q. verzorgers.
Waarom worden persoonsgegevens verwerkt?
Als je lid wil worden van onze vereniging hebben we persoonsgegevens nodig om je te kunnen
registreren en in te schrijven bij het overkoepelend Water Sport Verbond
(hierna: WSV), of Toeristische Kano Bond Nederland (TKBN). Als je eenmaal lid bent willen we je graag
goed van dienst zijn. We gebruiken je gegevens om contact met je te onderhouden en je te informeren over
activiteiten en andere lidmaatschap gerelateerde zaken.
Persoonsgegevens worden ook gebruikt voor de inning van je contributie.
Willen wij je persoonsgegevens voor andere doelen gebruiken, dan zullen wij hier expliciet
toestemming voor vragen.
Beveiligingsmaatregelen
Kano Club Tilburg heeft passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te
voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig kunnen worden verwerkt. Toegang tot
persoonsgegevens in de ledenadministratie is beperkt tot die personen die hier toegang toe
moeten hebben. Er wordt zoveel mogelijk met stand-alone bestanden gewerkt.
Toegangsgemachtigde personen (zie bijlage) tot het on-line bestand van de WSV gaan zorgvuldig
met toegangscodes en wachtwoorden om, deze laatste worden periodiek gewijzigd. Selecties uit
deze administraties (veelal in Excel), die voor specifieke doeleinden aan andere personen binnen de
vereniging beschikbaar worden gesteld, bevatten uitsluitend de strikt noodzakelijke gegevens. Alle
personen binnen de vereniging die met persoonsgegevens in aanraking komen zijn nadrukkelijk
geïnstrueerd hoe zorgvuldig met deze gegevens om te gaan. Indien door deze personen op eigen
computers kopieën van persoonsgegevens worden opgeslagen geldt daarbij de afspraak dat deze
zorgvuldig afgeschermd worden.
Indien persoonsgegevens vanuit de vereniging onrechtmatig verwerkt worden en daarbij sprake is
van een datalek, zal de vereniging de betrokkene(n) onmiddellijk informeren. Afhankelijk van de
ernst van het datalek zal hiervan melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) worden gedaan.
Dit is het geval als het datalek aanzienlijke kans geeft op ernstige nadelige gevolgen dan wel
ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens.
Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
Uitsluitend persoonsgegevens van actieve leden worden bewaard. Persoonsgegevens van leden
waarvan het lidmaatschap wordt beëindigd worden uiterlijk binnen 2 jaar verwijderd, tenzij sprake
is van een betalingsachterstand waardoor de persoonsgegevens ten behoeve van incasso benodigd
zijn of als bewaren noodzakelijk is om fiscale redenen. Na het inlopen van de betalingsachterstand
worden de persoonsgegevens alsnog verwijderd.
Onder actieve leden worden verenigingsleden, ereleden en vrijwilligers verstaan.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens binnen Kano Club Tilburg ligt bij het bestuur.
De verwerking van persoonsgegevens vindt primair plaats door de
secretaris, ledenadministrateur en penningmeester. Voor specifieke doeleinden worden relevante
persoonsgegevens beschikbaar gesteld aan andere personen binnen de vereniging. Voorbeelden
hiervan zijn de diverse commissies die kanotochten of sociale activiteiten organiseren, de
coördinator voor kanopolo teams, trainers en (jeugd)instructeurs. Hierbij worden uitsluitend die
persoonsgegevens beschikbaar gesteld die voor het betreffende doel relevant zijn.
Persoonsgegevens van leden worden vastgelegd in het KCT ledenbestand (Excel of
gelijkwaardig), hetgeen niet publiek toegankelijk is. KCT treedt hiermee in de zin van de AVG
op als verwerker van persoonsgegevens. Het bestuur moet, in het kader van deze overeenkomst,
zorgvuldig met de beschikbaar gestelde persoonsgegevens in dit ledenbestand omgaan. In de
overeenkomst is bijvoorbeeld geregeld dat de persoonsgegevens uitsluitend worden in opdracht
van de vereniging worden verwerkt voor de doeleinden van de vereniging.
Het bestuur van KCT verstrekt persoonsgegevens van leden uit hoofde van het
verenigingslidmaatschap van KCT aan het Water Sport Verbond (WSV) en de Toeristische Kano Bond Nederland (TKBN).
Deze gegevens worden verwerkt door middel van invoer van persoonsgegevens van de KCT-leden en
geregistreerd bij het WSV en TKBN. Het WSV en TKBN heeft hier afzonderlijke afspraken over met hun
beheerder en is zelf een verantwoordelijke in de zin van de AVG.
Welke rechten heeft een betrokkene?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Kano Club Tilburg gebonden
aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. In het kader van deze wetgeving heeft iemand van
wie persoonsgegevens zijn geregistreerd de volgende rechten:
• Recht om op ieder gewenst moment de gegeven toestemming voor verwerking in te trekken
• Recht om een verzoek tot inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens in te dienen
• Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bijlage: Verwerkingsregister
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt binnen Kano Club Tilburg.
Van leden
Persoonsgegevens
Relatienummer/lidnummer
Watersportverbond
Naam
Geslacht
Geboortedatum
Adres, woonplaats
Telefoon
Contactgegevens ouders bij
minderjarig lid
Leeftijdscategorie
Type lidmaatschap (hoofd/gezin-/jeugd etc)
Begin/einddatum
lidmaatschap
Bankrekening
Wedstrijdtoeslag
Vrijwilligerstaken
